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制作电子文件册的一般指引 PDF 版本 (718 KB)

1. 引言

本文件旨在就制作及呈交供法庭聆讯使用的可携式文件格式（PDF）电子文件册（“电子文件册”），向诉讼各方或其资讯科技服务供应商提供指引。所呈交的电子文件册供自行阅读及在公开法庭内展示。

2. 诉讼各方的责任

  1. 制作电子文件册时，诉讼各方须遵循有关编制纸本文件册的实务指示，因为电子文件册须与纸本文件册一致。
  2. 诉讼各方有责任依照本指引所载规格制作电子文件册。
  3. 制作电子文件册及其后更新电子文件册的开支，由诉讼各方承担。
  4. 诉讼各方有责任确保呈交予法庭的文件、档案或媒体并无电脑病毒或木马程式。
  5. 诉讼各方须自备电子器材，以便在法庭内使用电子文件。
  6. 诉讼各方须自行负责其电子器材及文件的安全。

备注

  • 司法机构对文件转换成电子文件格式时出现的质素问题概不负责。

3. 制作规格

3.1 指定规格

  1. 电子文件册须为单一PDF档案，但档案内容超逾10,000页或其容量超过1GB者除外。
  2. 纸本文件册中的每一个文件夹须有一个对应的PDF档案，该等PDF档案须合并以符合第(1)段所述的规格。
  3. 呈交法庭的PDF档案须烧录于CD-R、DVD±R光碟、USB储存装置、记忆卡或硬碟，或符合法庭的指示。
  4. PDF档案须与纸本文件册一致。电子文件册PDF档案的每一页均须以递进方式编排页码，并与纸本文件册上各页所印的页码相对应。例如：若纸本文件册中有第1、2、2a、3、3-1、3-2、4和5页，PDF档案的页码亦须相应编排。接续编排的页码应可在PDF页面检索器中使用：

  5. 文件册中无编排页码的索引页须加编页码并前缀“0-”。例如：有三页索引的文件册，可先将索引编排为第“0-1”、“0-2”和“0-3”页，然后才开始第1页。

    请按此连结引述连结浏览短片， 以了解如何使电子文件册与纸本文件册保持一致，包括页码编排一致。

  6. 所有PDF档案均须经过光学字符识别（OCR）软件处理，让文本可被搜寻及易于加注。
  7. PDF档案须加入书签以包含电子文件册的索引，以标示及超连结至书签所指的页面。

    请按此连结引述连结浏览短片， 以了解如何建立(i) PDF文件内的连结与及(ii) PDF文件之间的连结。

  8. 所有PDF档案均须依照第3.2节所订的规格，以案件编号及文件册命名。
  9. 在编制电子典据列表时﹐可以从法律参考资料系统中﹐获得引述案例通用编号 (NCN) 的超连结以引述案件。

    请按此连结引述连结浏览短片。

3.2 档案命名规格

完整版本的电子文件册须依照以下规格命名档案：

电子文件册

<文件册简称>.<PDF档案编号>.<案件编号>.pdf

当中，<文件册简称>为案件文件册的简称，<PDF档案编号>为案件文件册PDF档案的序号。<案件编号>为有关聆讯的案件编号，并以“-”字符代替“/”字符，例如：

原讼法庭刑事案件

例子1

  • “CB.HCCC9996-2012.pdf”表示案件HCCC9996/2012的核心文件册。

上诉法庭民事上诉案件

例子2及3

  • “CB.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的核心文件册。
  • “AB.2.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的第二个PDF档案上诉文件册。 (当PDF档案序号多于1份才有需要加注)

建议于陈词纲要中用统一的简称，例如 “CB”及 “AB”。

<诉讼方S>.<案件编号>.pdf

当中，<诉讼方>为本案件的诉讼方，<S>为陈词纲要的简称。

例子4及5

  • “AppS.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的申请人陈词纲要。
  • “ResS.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的答辩人陈词纲要。

建议于陈词纲要中用统一的简称，例如 “AppS”及 “ResS”。

<诉讼方LOA>.<案件编号>.pdf

当中，<诉讼方>为本案件的诉讼方，<LOA>为典据一览表的简称。

例子6及7

  • “AppLOA.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的申请人典据一览表。
  • “ResLOA.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的答辩人典据一览表。

建议于陈词纲要中用统一的简称，例如 “AppLOA”及 “ResLOA”。

4. 呈交规格

4.1 首次呈交规格

诉讼各方首次呈交电子文件册时，须呈交完整版本的电子文件册档案 — 须为PDF格式，及包含整套文件册。

4.2 其后作出更新的规格

  1. 诉讼各方其后更新电子文件册时，须呈交：
    1. 依照法庭指示而更新及包含所有档案的完整文件册。
    2. 附函向法庭述明文件册有所改动或替换之处。
  2. 诉讼各方其后于法庭聆讯期间更新电子文件册时，须：
    1. 呈交载有新增的文件册册页的独立PDF档案。
    2. 准备载有该等册页的已加密USB储存装置，以便在法庭批准下供庭上分发。

备注

  • 在首次呈交后，使用者可能已在电子文件册的档案中加注。若然如此：1) 文件册中新增的册页应以独立的PDF档案呈交；以及 2) 移除原来的文件册册页，插入注明为“根据法庭指示移除”的空白册页，并在该页编上原有页码。

5. 硬件和软件规格

5.1 负责将纸本文件册转存为电子版本的诉讼方／其资讯科技服务供应商，须备有以下符合本节所述的规格的器材和软件，以将纸本文件册转存为PDF档案：

  • 光学扫描器 — 用作扫瞄纸本文件，以转换为影像。
  • 扫描软件 — 用作将文件影像转换为PDF档案。
  • OCR软件 — 用作识别文件影像中的文字，并输出成PDF档案。此软件功能可以由扫描软件、PDF档案操作软件或专用作字符识别的软件充任。
  • PDF制作器（档案操作软件） — 用作为PDF档案页面排序、编页码（例如：2a、3-1等）、插入新页面、删除或取代现有页面，以及设定书签，以跳至同一档案内的某一页，或打开同一文件册内的另一档案。
  • PDF阅读器（档案检视软件） — 用作以页码及书签检索文件册页面，以及检视PDF档案。

5.2 负责准备多媒体证据（视讯或音讯档案）的诉讼方／其资讯科技服务供应商，须呈交适当的格式以供在法庭内播放。

6. 电子文件册档案的一般规格

档案格式 Adobe可携式文件格式（PDF）第1.6版或更新版本
快速Web检视 启用
安全性方法 不使用保全功能
初始视图 导览窗格：「书签」面板和页面
页面布局：连续单页
放大率：符合宽度
开启至页面：文件第1页

7. 扫描和OCR规格

解像度

300 dpi；

为控制档案大小，同时维持影像质素，如非必要，请勿以高于 300 dpi 解像度扫描文件。
色彩深度

为控制档案大小，同时维持影像质素，建议采用以下的色彩深度设定：

  • 黑白页面：1-bit；
  • 彩色页面：8-bit；
  • 有相片的页面：24-bit
OCR语言

如文件册只包含英文字符，请选「英文」；

如文件册只包含繁体中文字符，请选「中文（繁体）」；

如文件册包含英文字符及繁体中文字符，请选「中文（繁体）」。
OCR输出样式 可搜寻影像（精确）

8. 媒体规格

  1. 呈交予法庭的电子文件册档案，须储存于下列其中一类媒体。
    媒体 容量
    CD-R 650 MB
    DVD+R / DVD-R 4.7 GB
    DVD+R DL / DVD-R DL 8.5 GB
    USB储存装置 / 记忆卡 /硬碟 没有限制
  2. 呈交的媒体须在烧录资料完成后进行「结束写入」处理，以确保不能进一步将资讯写入光碟。
  3. 诉讼方／其资讯科技服务供应商须采取一切合理步骤，确保所有呈交的材料并无电脑病毒或木马程式。

9. 数码证据与证物处理系统

为法庭聆讯而制作的可携式文件格式（PDF）电子文件册（“电子文件册”）可配合数码证据与证物处理系统一并使用。详情请参考短片指引。

10. 查询

如欲查询，请联络有关法官／司法常务官／聆案官的书记及／或法院登记处，以寻求协助。

技术方面的查询，请发送电邮至： courtav&itsupportteam@judiciary.hk.

11. 短片指引

请按此连结浏览关于在法庭使用电子文件册的短片指引。