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法庭服務及設施
法庭服務及設施 > 在法庭內使用資訊科技 > 電子文件冊審訊 > 製作電子文件冊的一般指引

製作電子文件冊的一般指引 pdf 版本

1. 引言

本文件旨在就製作及呈交供法庭聆訊使用的可攜式文件格式（PDF）電子文件冊（“電子文件冊”），向訴訟各方或其資訊科技服務供應商提供指引。所呈交的電子文件冊供自行閱讀及在公開法庭內展示。

2. 訴訟各方的責任

  1. (1) 製作電子文件冊時，訴訟各方須遵循有關編製紙本文件冊的實務指示，因為電子文件冊須與紙本文件冊一致。
  2. (2) 訴訟各方有責任依照本指引所載規格製作電子文件冊。
  3. (3) 製作電子文件冊及其後更新電子文件冊的開支，由訴訟各方承擔。
  4. (4) 訴訟各方有責任確保呈交予法庭的文件、檔案或媒體並無電腦病毒或木馬程式。
  5. (5) 訴訟各方須自備電子器材，以便在法庭內使用電子文件。
  6. (6) 訴訟各方須自行負責其電子器材及文件的安全。

備註

  • 司法機構對文件轉換成電子文件格式時出現的質素問題概不負責。

3. 製作規格

3.1 指定規格

  • (1) 電子文件冊須為單一PDF檔案，但檔案內容超逾10,000頁或其容量超過1GB者除外。
  • (2) 紙本文件冊中的每一個文件夾須有一個對應的PDF檔案，該等PDF檔案須合併以符合第(1)段所述的規格。
  • (3) 呈交法庭的PDF檔案須燒錄於CD-R、DVD±R光碟、USB儲存裝置、記憶卡或硬碟，或符合法庭的指示。
  • (4) PDF檔案須與紙本文件冊一致。電子文件冊PDF檔案的每一頁均須以遞進方式編排頁碼，並與紙本文件冊上各頁所印的頁碼相對應。例如：若紙本文件冊中有第1、2、2a、3、3-1、3-2、4和5頁，PDF檔案的頁碼亦須相應編排。接續編排的頁碼應可在PDF頁面檢索器中使用：
  • (5) 文件冊中無編排頁碼的索引頁須加編頁碼並前綴“0-”。例如：有三頁索引的文件冊，可先將索引編排為第“0-1”、“0-2”和“0-3”頁，然後才開始第1頁。
  • 請按此連結引述連結瀏覽短片，以了解如何使電子文件冊與紙本文件冊保持一致，包括頁碼編排一致。
  • (6) 所有PDF檔案均須經過光學字符識別（OCR）軟件處理，讓文本可被搜尋及易於加註。
  • (7) PDF檔案須加入書籤以包含電子文件冊的索引，以標示及超連結至書籤所指的頁面。
  • 請按此連結引述連結瀏覽短片，以了解如何建立(i) PDF文件內的連結與及(ii) PDF文件之間的連結。
  • (8) 所有PDF檔案均須依照第3.2節所訂的規格，以案件編號及文件冊命名。
  • (9) 在編制電子典據列表時﹐可以從法律參考資料系統中﹐獲得引述案例通用編號 (NCN) 的超連結以引述案件。
  • 請按此連結引述連結瀏覽短片。

3.2 檔案命名規格

完整版本的電子文件冊須依照以下規格命名檔案：

  • 電子文件冊

    <文件冊簡稱>.<PDF檔案編號>.<案件編號>.pdf

    當中，<文件冊簡稱>為案件文件冊的簡稱，<PDF檔案編號>為案件文件冊PDF檔案的序號。<案件編號>為有關聆訊的案件編號，並以“-”字符代替“/”字符，例如：

    原訟法庭刑事案件

    例子1

    • “CB.HCCC9996-2012.pdf”表示案件HCCC9996/2012的核心文件冊。

    上訴法庭民事上訴案件

    例子2及3

    • “CB.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的核心文件冊。
    • “AB.2.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的第二個PDF檔案上訴文件冊。(當PDF檔案序號多於1份才有需要加註)

    建議於陳詞綱要中用統一的簡稱，例如 “CB”及 “AB”。

    <訴訟方S>.<案件編號>.pdf

    當中，<訴訟方>為本案件的訴訟方，<S>為陳詞綱要的簡稱。

    例子4及5

    • “AppS.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的申請人陳詞綱要。
    • “ResS.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的答辯人陳詞綱要。

    建議於陳詞綱要中用統一的簡稱，例如 “AppS”及 “ResS”。

    <訴訟方LOA>.<案件編號>.pdf

    當中，<訴訟方>為本案件的訴訟方，<LOA>為典據一覽表的簡稱。

    例子6及7

    • “AppLOA.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的申請人典據一覽表。
    • “ResLOA.CACV1-2021.pdf”表示案件CACV1/2021的答辯人典據一覽表。

    建議於陳詞綱要中用統一的簡稱，例如 “AppLOA”及 “ResLOA”。

4. 呈交規格

4.1 首次呈交規格

訴訟各方首次呈交電子文件冊時，須呈交完整版本的電子文件冊檔案 — 須為PDF格式，及包含整套文件冊。

4.2 其後作出更新的規格

(1) 訴訟各方其後更新電子文件冊時，須呈交：

  • (a) 依照法庭指示而更新及包含所有檔案的完整文件冊。
  • (b) 附函向法庭述明文件冊有所改動或替換之處。

(2) 訴訟各方其後於法庭聆訊期間更新電子文件冊時，須：

  • (a) 呈交載有新增的文件冊冊頁的獨立PDF檔案。
  • (b) 準備載有該等冊頁的已加密USB儲存裝置，以便在法庭批准下供庭上分發。

備註

  • 在首次呈交後，使用者可能已在電子文件冊的檔案中加註。若然如此：1) 文件冊中新增的冊頁應以獨立的PDF檔案呈交；以及 2) 移除原來的文件冊冊頁，插入註明為“根據法庭指示移除”的空白冊頁，並在該頁編上原有頁碼。

5. 硬件和軟件規格

5.1 負責將紙本文件冊轉存為電子版本的訴訟方／其資訊科技服務供應商，須備有以下符合本節所述的規格的器材和軟件，以將紙本文件冊轉存為PDF檔案：

  • 光學掃描器 — 用作掃瞄紙本文件，以轉換為影像。
  • 掃描軟件 — 用作將文件影像轉換為PDF檔案。
  • OCR軟件 — 用作識別文件影像中的文字，並輸出成PDF檔案。此軟件功能可以由掃描軟件、PDF檔案操作軟件或專用作字符識別的軟件充任。
  • PDF製作器（檔案操作軟件） — 用作為PDF檔案頁面排序、編頁碼（例如：2a、3-1等）、插入新頁面、刪除或取代現有頁面，以及設定書籤，以跳至同一檔案內的某一頁，或打開同一文件冊內的另一檔案。
  • PDF閱讀器（檔案檢視軟件） — 用作以頁碼及書籤檢索文件冊頁面，以及檢視PDF檔案。

5.2 負責準備多媒體證據（視訊或音訊檔案）的訴訟方／其資訊科技服務供應商，須呈交適當的格式以供在法庭內播放。

6. 電子文件冊檔案的一般規格

檔案格式 Adobe可攜式文件格式（PDF）第1.6版或更新版本
快速Web檢視 啟用
安全性方法 不使用保全功能
初始視圖 導覽窗格： 「書籤」面板和頁面
頁面佈局： 連續單頁
放大率： 符合寬度
開啟至頁面： 文件第1頁

7. 掃描和OCR規格

解像度

300 dpi；

為控制檔案大小，同時維持影像質素，如非必要，請勿以高於 300 dpi 解像度掃描文件。
色彩深度

為控制檔案大小，同時維持影像質素，建議採用以下的色彩深度設定：

  • 黑白頁面：1-bit；
  • 彩色頁面：8-bit；
  • 有相片的頁面：24-bit
OCR語言

如文件冊只包含英文字符，請選「英文」；
如文件冊只包含繁體中文字符，請選「中文（繁體）」；
如文件冊包含英文字符及繁體中文字符，請選「中文（繁體）」。
OCR輸出樣式 可搜尋影像（精確）

8. 媒體規格

  • (1) 呈交予法庭的電子文件冊檔案，須儲存於下列其中一類媒體。

    媒體 容量
    CD- R 650 MB
    DVD+R / DVD-R 4.7 GB
    DVD+R DL / DVD-R DL 8.5 GB
    USB儲存裝置 / 記憶卡 / 硬碟 沒有限制
  • (2) 呈交的媒體須在燒錄資料完成後進行「結束寫入」處理，以確保不能進一步將資訊寫入光碟。
  • (3) 訴訟方／其資訊科技服務供應商須採取一切合理步驟，確保所有呈交的材料並無電腦病毒或木馬程式。

9. 數碼證據與證物處理系統

為法庭聆訊而製作的可攜式文件格式（PDF）電子文件冊（“電子文件冊”）可配合數碼證據與證物處理系統一併使用。詳情請參考短片指引。

10. 查詢

如欲查詢，請聯絡有關法官／司法常務官／聆案官的書記及／或法院登記處，以尋求協助。

技術方面的查詢，請發送電郵至： courtav&itsupportteam@judiciary.hk.

11. 短片指引

請按此連結瀏覽關於在法庭使用電子文件冊的短片指引。